Sabe aquela expressão que já virou até estampa de camiseta que diz: “eu participei de uma reunião que poderia ser um e-mail“?

Você recebe um convite (invite), geralmente sem uma pauta (ou com uma bem rasa), um título genérico, que não deixa claro o que será discutido na reunião ou o que você precisa levar para este encontro (ser mais produtivo, por exemplo) e, de repente, você está na sala (online ou não), junto de várias outras pessoas. Aqueles que puxaram a reunião fazem uma introdução e então alguém começa a explicar o motivo do encontro.

A reunião se encerra e você fica se perguntado: era só isso? perdemos um tempão para ouvir que agora precisamos seguir nessa direção? que agora devemos seguir o processo X ao invés do Y? Não era mais fácil mandar um e-mail aos participantes com um texto bem claro sobre os motivos e quais ações deverão ser tomadas a partir de então? Pois é, quem nunca passou por isso ainda vai passar (provavelmente, muitas vezes).

E, a resposta, em geral é: sim, a reunião poderia ter sido resumida em uma mensagem de e-mail.

Mas, então, por que é que não mandaram esse e-mail? A resposta é: por que as pessoas não sabem escrever, não conseguem se expressar com clareza usando a escrita ou, ainda, não acreditam na comunicação assíncrona.

Prova disso são os famosos áudios do WhatsApp. Que atire a primeira pedra quem nunca mandou um áudio começando com a frase: “vou mandar um áudio que é mais fácil“? É mais fácil, claro, mas, especialmente, para aquele que está mandando a mensagem (o áudio), que não precisa escrever e pode se expressar de uma maneira mais rápida.

Mas, para aquele que recebe, o áudio pode ser um problema, afinal, nem sempre é possível ouvi-lo no momento recebido e, dependendo de quanta informação há neste áudio, o receptor precisará retornar a ele diversas vezes, talvez, até pausando-o em alguns momentos para compreender melhor sua mensagem, fazendo parecer uma psicografia*.

Comunicação assíncrona é aquela que não acontece em tempo real, ou seja, ela é enviada em algum momento e fica disponível à aqueles que a receberam (ou tem acesso) para ser analisada e/ou respondida quando estes desejarem. O exemplo mais tradicional é o e-mail e as mensagens instantâneas (chat).

Comunicados e informativos gerais são exemplos tradicionais de comunicação assíncrona, que, para ter eficiência, precisa ser muito bem escrito, com objetividade e clareza. Além disso, para garantir que essa comunicação foi recebida e compreendida, é importante atentar-se ao meio utilizado. Numa empresa, os e-mails e chats corporativos podem ser a solução, já que contam com garantia de entrega e confirmações de leitura.

Encerrando o post, enfatizo que o objetivo aqui não é dizer que reuniões não devem existir, afinal, em muitos momentos a presença e participação, em tempo real, é fundamental, como em reuniões de planejamento, de debates (brainstorming), resolução de problemas complexos que exigem ações imediatas e outras. O grande objetivo dest post é de inspirar as pessoas, especialmente gestores e líderes, a compreenderem como é importante desenvolvermos nossa capacidade de comunicação, seja ela por escrita ou verbal.

E, por fim, trago uma dica bem bacana para fazer uma boa reunião, que são os 5 “Ps” das reuniões produtivas, da Siteware:

Não deixe de conferir os links abaixo, como sobre a Daily Scrum, comunicação assíncrona e outras dicas para uma reunião ser mais interessante.

Psicografia, segundo o vocabulário espírita, é a capacidade atribuída a certos médiuns de escrever mensagens ditadas por Espíritos.

*Com referências de: Robert Half – Como iniciar uma reunião e prender a atenção das pessoas, Siteware – Como fazer uma reunião produtiva, Resultados Digitais – O que é comunicação assíncrona, Blog da Zendesk – O que é a daily scrum, MindMeister – 10 regras para fazer reuniões produtivas e eficazes, No Hello! e Bom dia não.